La suite logicielle Gargantua - Focus sur la GED
Puis-je installer le logiciel Gargantua sur mon ordinateur ?
Gargantua n’est pas un outil bureautique. La suite logicielle de GED et de Workflow n’est pas conçue pour être installée sur un ordinateur individuel mais sur un serveur correctement dimensionné car une solution de dématérialisation a besoin de performances pour gérer efficacement vos documents. Plusieurs facteurs sont à considérer :
- Stockage. Les documents numériques occupent de l’espace et nécessitent en général des disques durs de grande capacité pour stocker soit un grand nombre de documents, soit des documents volumineux.
- Numérisation et OCR. La numérisation des documents mais surtout leur traitement par un moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) demandent une puissance de calcul élevée. Les documents doivent être traités rapidement pour éviter toute prise de retard de vos traitements.
- Recherche. La recherche de documents dans un grand corpus de documents nécessite des ressources informatiques importantes pour garantir rapidité dans l’exécution des requêtes et l’obtention des résultats.
- Sécurité. Les bases documentaires peuvent contenir des informations sensibles nécessitant des mesures de protection telles que la cryptographie et l’authentification forte. Pour être implémentées efficacement, des ressources matérielles importantes peuvent s’avérer nécessaires.
- Réplication. Si vous décidez de répliquer vos documents pour des raisons de sécurité ou de disponibilité, des ressources matérielles supplémentaires doivent être allouées pour gérer leurs doubles.
En résumé, il ne faut pas négliger les ressources dont a besoin une solution de dématérialisation pour gérer efficacement un grand nombre de documents, assurer leur sécurité et leur disponibilité, effectuer des recherches rapides…
Ces performances sont garanties dans nos offres d’hébergement. En cas d’installation sur votre propre matériel, comptez sur nos recommandations en fonction de votre contexte d’utilisation.
Puis-je importer dans Gargantua des documents et des dossiers jusqu'alors stockés dans mes répertoires Windows ou Unix ?
La fonction d’importation d’une structure de dossiers est standard dans Gargantua. Comme toutes les fonctions et outils dans la solution, tout est question de droit.
Si votre administrateur vous a donné les autorisations nécessaires pour importer des documents et des dossiers stockés sur un répertoire partagé ou sur votre poste de travail, alors vous pouvez les ajouter en masse dans votre base documentaire. Des options vous permettent au passage de les indexer automatiquement en texte intégral, de leur associer le formulaire d’indexation de votre choix, et bien d’autres choses encore. Si des métadonnées sont renseignées dans vos documents originaux, Gargantua sait les intercepter pour en faire des champs d’indexation.
Vous êtes prêt à utiliser les outils de recherche pour retrouver facilement et rapidement toutes vos ressources documentaires, où que vous soyez.
Puis-je enregistrer mes recherches les plus fréquentes dans Gargantua ?
Dans Gargantua, tout utilisateur peut constituer son propre catalogue de recherches enregistrées. Il peut aussi partager ses recherches avec d’autres utilisateurs – ou populations d’utilisateurs – pour qui elles seraient utiles.
Votre administrateur peut aussi – de son côté – mettre à votre disposition des recherches prédéfinies, combinant à l’avance plusieurs critères d’indexation, du texte intégral, des conditions portant sur des intervalles de date de création ou de modification, …
J'ai besoin de partager des documents avec d'autres utilisateurs. Quels outils de partage sont disponibles dans Gargantua ?
La solution Gargantua GED peut servir en soi de solution de partage de documents : conçue pour les entreprises et le travail collaboratif d’équipes, elle permet de stocker et de partager des dossiers et des documents centralisés dans une base documentaire, en toute sécurité, avec tous les outils de contrôle et de traçabilité des accès qui s’imposent.
Mais Gargantua a des atouts de taille par rapport aux solutions orientées « partage de documents » que sont – pour ne citer que les plus répandus – Box, Dropbox, Google Drive, ou Microsoft OneDrive…
Car au-delà des fonctions de partage de documents, Gargantua c’est aussi des fonctionnalités supplémentaires à votre main, prêtes à être utilisées quand vous en avez besoin :
- Puissantes fonctions de recherche,
- Circuits de signatures certifiantes dont les signatures en ligne et en face à face,
- Workflows de validation,
- Outils de capture multicanal (numérisation, mails, formulaires Web, flux de données),
- Fonctions de production documentaire et de publipostage,
- Solution d’archivage intermédiaire
- …
Découvrez les fonctionnalités phare de Gargantua (positionner un lien vers la page et le paragraphe adéquats)
La suite logicielle Gargantua - Focus sur le Workflow
J'ai été désigné pour intervenir dans une étape d'un processus métier dématérialisé. Comment puis-je savoir quelles tâches m'ont été distribuées ?
Vous aviez l’habitude de traiter des dossiers ou des documents au format papier. On venait les déposer sur votre bureau. Lorsque vous aviez terminé, vous passiez le relai aux acteurs suivants en leur transmettant physiquement les dossiers et documents. Souvent placés dans des parapheurs, vous pouviez, au passage, rédiger des instructions, faire des commentaires, donner votre avis, faire part de votre décision, apposer votre signature…
Maintenant que vos processus sont dématérialisés, tout se passe à l’écran. Terminé la circulation des exemplaires en papier et l’usage intensif de la photocopieuse ! Un tableau de bord vous indique combien de tâches vous sont affectées. Vos tâches sont ventilées dans des corbeilles thématiques. Selon la nature de la tâche, vous pouvez, comme vous le faisiez au format papier, donner des instructions, laisser des commentaires, faire part de votre avis, prendre une décision, signer soit à l’écran, soit à l’aide de votre signature manuscrite. Et bien sûr, visualiser les documents et dossiers à l’écran, les modifier, en créer à l’aide de vos outils bureautiques habituels… Lorsque vous validez votre tâche, le processus se charge de transmettre vos dossiers et documents aux intervenants suivants, désignés dans la chaine de traitement.
Vous recevez une notification par mail qui vous prévient de l’arrivée d’une tâche à traiter. Dans le message, un lien vous amène directement sur celle-ci.
Comment puis-je piloter mon activité ? Suivre les tâches que je dois réaliser ?
Lorsque vous vous connectez à Gargantua, votre tableau de bord des tâches à traiter vous indique en temps réel :
- Combien de tâches attendent une action de votre part,
- Combien expirent aujourd’hui
- Combien sont en retard
- Combien ont été commencées et restent à terminer
Gargantua propose-t-il la génération de rapports, de tableaux de bord permettant de suivre l'état d'avancement des processus ?
La solution Gargantua comporte un outil statistique avec lequel vous définissez vos axes d’analyse pour élaborer vos propres tableaux croisés dynamiques ou obtenir différentes représentations graphiques de vos données, en temps réel.
C’est le principal outil utilisé pour piloter votre activité ou celle de vos équipes : à tout moment, vous savez ce qui a été fait et ce qui reste à faire, quelles tâches sont traitées en avance, à date, ou sont en retard, …
Vos modèles de statistiques peuvent être enregistrés dans votre propre bibliothèque, ou partagés avec d’autres utilisateurs pour qui ils seraient utiles.
Comment puis-je superviser tous les processus de mon entreprise ?
Pour superviser un processus, vous devez être nommé superviseur de celui-ci, ou être membre du rôle de supervision.
Par extension, pour superviser plusieurs processus de votre entreprise, vous devez être nommé superviseur de chacun d’eux, ou créer un rôle de supervision commun, et être membre de ce rôle.
Les fonctions de supervision sont nombreuses. Parmi les plus utilisées :
- La réaffectation d’une tâche à un autre acteur (utile en cas d’absence imprévue) ou à un groupe d’utilisateur
- L’annulation d’un tâche
- Une prise de décision en cas d’atteinte d’un délai d’expiration
- …
Gargantua Essentiel Cloud et Gargantua Flex Cloud
J'ai choisi l'offre Gargantua Essentiel Cloud. Puis-je passer à l'offre Gargantua Flex Cloud ?
Gargantua Essentiel Cloud est un sous-ensemble simplifié de Gargantua Flex Cloud. C’est pourquoi il est naturellement possible de passer de l’offre Essentiel à l’offre Flex, sans aucune interruption de service :
L’offre Essentiel comporte la GED Gargantua préconfigurée dans laquelle nous avons réuni les indispensables : fonctions de recherche pour retrouver vos dossiers, documents et courriers (recherche multicritère et en texte intégral), versionning pour conserver la trace des modifications successives de vos documents, gestion simplifiée des utilisateurs et de leurs droits, personnalisation de formulaires d’indexation à partir de modèles fournis, circuits de validation et de signatures.
En passant de Gargantua Essentiel à Gargantua Flex, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités évoluées de la GED Gargantua et administrez beaucoup plus finement votre plateforme à l’aide de la console d’administration que nous vous livrons.
Vous pouvez en outre souscrire, à la carte et selon vos besoins :
- A une ou plusieurs de nos applications prêtes à l’emploi
- Aller plus loin dans la dématérialisation en vous appuyant sur notre générateur de processus low-code pour modéliser vos workflows métiers selon le standard BPMN. Vous définissez la logique de circulation de vos documents, vous dessinez le séquencement des étapes intervenant dans vos chaines de traitement.
Vais-je conserver ma base documentaire lors du passage de la formule Essentiel à la formule Flex ?
- Vous conservez toutes les données de votre base documentaire (dossiers et documents), telles que vous les avez organisées avec Gargantua Essentiel Cloud. Vos plans de classement et vos choix d’indexation restent tels que vous les avez définis
- Vos utilisateurs et leurs droits sont maintenus à l’identique
- Vous pouvez continuer à utiliser la gestion simplifiée des utilisateurs
- Vous pouvez continuer à personnaliser de nouveaux formulaires d’indexation à partir des modèles fournis
- Vos circuits de signature certifiante restent valides
Tout est conservé, mais en passant à la formule Flex, vous allez pouvoir aller beaucoup plus loin.
Que m'apporte la GED de l'offre Flex par rapport aux fonctionnalités réunies dans l'offre Essentiel ?
La GED de l’offre Flex ouvre un panel particulièrement riche de fonctions avancées orientées gestion documentaire. En particulier :
- Des fonctions de génération de documents à partir de modèles bureautiques, avec des fonctions de publipostage
- Un moteur d’OCR
- Des statistiques vous permettant d’élaborer des tableaux de bord destinés à piloter votre activité documentaire
- La gestion des vos archives intermédiaires
- De nombreux outils dédiés à la manipulation de document (agrafage, découpage et conversion pdf, options de diffusion et d’envoi par email, liens graphiques, …)
- Des espaces de travail pour échanger des documents avec des organismes tiers
- La possibilité de numériser des lots de documents depuis votre navigateur
- …
L’autre différence notoire entre l’offre Essentiel et l’offre Flex se situe au niveau des possibilités d’administration fonctionnelle de votre plateforme :
Vous passez d’une offre Essentiel préconfigurée, conçue pour simplifier la gestion des utilisateurs, des droits, et des formulaires d’indexation à une offre Flex très complète, livrée avec une console d’administration vous ouvrant un champ immense de possibilités :
- Mettez au point vos formulaires d’indexation à l’aide du générateur de formulaires. Indexez à la carte vos ressources documentaires
- Introduisez des règles de gestion dans vos formulaires
- Gérez avec une granularité beaucoup plus fine les droits d’accès et d’action de vos utilisateurs
- Personnalisez les portails d’accueil de vos différentes populations d’utilisateurs
- Paramétrez des plans de classement dynamiques
- Déterminez les durées de conservation et d’archivage de vos différentes ressources documentaires
- Bénéficiez du large catalogue d’API pour interfacer la solution à d’autres applications de votre SI
- …
Questions techniques
Les utilisateurs de mon organisation sont gérés dans un annuaire d'entreprise. Peuvent-ils se connecter à Gargantua avec leurs comptes Active Directory ?
Tout utilisateur de Gargantua peut s’appuyer sur son compte Active Directory pour s’authentifier dans Gargantua. Plus généralement, Gargantua supporte tout annuaire d’entreprise conforme au protocole LDAP ou LDAPS.
Par ailleurs, le SSO peut être paramétré pour éviter aux utilisateurs la phase d’authentification dans Gargantua, dès lors qu’une session est ouverte sur leur poste de travail, avec leur propre identité.
L’identification via FranceConnect est également possible.
Comment sont gérés les droits et les autorisations d'accès aux dossiers et aux documents dans Gargantua ?
C’est vous qui déterminez le niveau de sécurité nécessaire pour protéger vos dossiers et vos documents.
Plus de 30 droits d’accès et d’action peuvent être autorisés ou interdits à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs donné, sur une typologie de dossier ou de document, selon vos besoins.
Vous pouvez packager ces droits dans des profils-types que vous appliquez à une population ou à une autre.
Est-on limité en nombre de processus métier BPMN pouvant être déployés ?
Avec Gargantua, vous modélisez autant de processus que nécessaire, sans aucune limitation.
La notation BPMN (Business Process Model and Notation) sur laquelle s’appuie notre générateur de processus offre plusieurs avantages :
- Modélisation rapide : assemblage de tâches par glisser-déposer, alignement et positionnement automatiques, représentation par couloirs d’activité si souhaité, nombreuses options de paramétrage, l’approche low-code sur laquelle s’appuie notre générateur de processus vous permet de représenter rapidement une grande variété de processus métiers, des plus simples aux plus complexes.
- Compréhension aisée : les symboles représentant les différents éléments d’un processus étant standardisés, la logique de circulation représentée graphiquement peut facilement être comprise par des utilisateurs métier.
- Auto-documentation : notre générateur vous permet d’éditer de manière automatique une documentation détaillée de chacun de vos processus.
Gargantua est-il livré avec des modèles de processus ?
Gargantua est livré avec un modèle de processus universel, le Workflex, concept déposé par Siatel.
J'ai besoin d'implémenter des règles métiers spécifiques dans certains processus. Est-ce possible ?
Les règles métiers peuvent être implémentées de diverses manières :
- Par simple paramétrage d’un tâche lorsque les conditions à appliquer portent sur des caractéristiques ou des combinaisons de caractéristiques des documents circulants, ou lorsque les conditions dépendent de données saisies à une étape quelconque du traitement.
- Par scripting lorsque la règle métier nécessite un algorithme plus complexe. Vous écrivez vos scripts selon le standard JavaScript.
Gargantua peut-il s'interfacer avec d'autres applications ?
L’interfaçage de Gargantua avec d’autres logiciels est très fréquent.
Notre bibliothèque d’API Rest est particulièrement riche. Notre documentation fournit de nombreux exemples d’utilisation.
Nous fournissons par ailleurs des web services conformes au standard CMIS (Content Management Interoperability Services) pour accéder, gérer, mettre à jour, rechercher, partager, échanger ou communiquer des documents et des informations avec d’autres fournisseurs de gestion de contenu, de manière interopérable.